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Réussir son Rapport Annuel d’Activité, un outil stratégique

Traduction d'un rapport annuel d'activité

Concevoir et traduire un rapport annuel d’activité : une étape indispensable dans la gestion d’une société. La puissance de cet étonnant vecteur de communication est pourtant encore aujourd’hui trop méconnue par les entreprises françaises. Dois-je faire un rapport annuel d’activité ? A quoi sert-il ? Comment bien faire un rapport annuel ? Autant de questions que vous vous posez peut-être… alors, sans plus attendre, découvrez les atouts du rapport annuel d’activité et les clés d’une construction réussie.

Qu’est-ce que le rapport annuel d’activité ?

Recommandé pour toutes les entreprises qui souhaitent créer un climat de transparence, le rapport annuel d’activité est un document obligatoire pour les sociétés cotées en Bourse, les entreprises, les associations ou les fondations.

Document hautement stratégique, il est initié par le gérant pour une SARL, le président pour une SAS ou une SA ou encore le dirigeant de société dans le cadre d’une SNC, dont lui seul détient l’entière responsabilité dans sa bonne exécution.

Chaque année le rapport annuel d’activité doit être :

  • Réalisé à la clôture des comptes annuels de l’exercice comptable ;
  • Remis à votre commissaire aux comptes après exécution ;
  • Déposé auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.

Sous un délai de quatre mois après la clôture de l’exercice ou quinze jours avant la réunion d’assemblée générale des actionnaires, un exemplaire devra également être fourni à chaque actionnaire de la société.

Son contenu doit faire apparaître de manière claire et précise les éléments suivants pour l’année écoulée et à venir :

  • Le bilan d’activités et les perspectives financières ;
  • Le rapport d’actions ;
  • La stratégie adoptée et les valeurs mises en avant par l’entreprise ;
  • Le pourcentages des intérêts de l’entreprise dans d’autres sociétés.

Le rapport annuel d’activité a donc pour but de dresser un bilan objectif de l’activité de la société à un moment précis.

Un outil de communication stratégique

Au-delà de l’obligation légale, il s’agit d’un puissant vecteur de communication relatant toute la stratégie de votre entreprise, ainsi que votre engagement. Bien réalisé, le rapport annuel d’activité est à la croisée de la communication financière, institutionnelle, pensé dans une véritable stratégie d’influence.

Par exemple, afin de collecter des fonds, il faudra susciter l’intérêt d’investisseurs potentiels, Adressez votre rapport d’activité à vos partenaires stratégiques, créez un site Internet dédié et faites-en la promotion auprès de vos cibles d’investisseurs.

Au même titre qu’une brochure promotionnelle, le rapport annuel d’activité est un document hautement stratégique qui a ainsi pour objectif d’influencer toutes les parties prenantes de façon positive autour de votre entreprise. Donnez-leur envie de soutenir vos actions, de participer à votre rayonnement.

Pour réussir cet outil à la fois financier et marketing, vous devez impliquer plusieurs fonctions clés de l’entreprise : la DAF bien sûr, mais aussi la DRH, la direction Marketing, le service Communication. Pour démultiplier son retentissement positif, faites appel à des professionnels de la communication : web marketing, stratégie de contenus…

Cap sur la création du rapport annuel d’activité

Création graphique

Un rapport annuel de qualité requiert les compétences techniques et spécifiques d’un professionnel du graphisme. En étroite collaboration, graphiste et dirigeant, choisissent de travailler sur différents points visuels du rapport annuel d’activité :

  • révéler l’identité de la marque,
  • valoriser les points clés du rapport (icônes, schémas, tableaux…)

Caractéristiques majeures

Ainsi pour réussir cette brochure de présentation et offrir à vos partenaires financiers un design fonctionnel et captivant, voici 6 critères essentiels :

  1. La couverture doit donner immédiatement envie et inviter à la lecture.
  2. La table des matières doit être le plus détaillée possible pour guider les actionnaires et les partenaires financiers dans la quête d’informations. Il peut être très utile d’utiliser des codes couleurs ou des sections pour catégoriser le contenu.
  3. Les données doivent être dynamiques et faciles à comprendre. L’utilisation d’infographies ou de graphiques est donc à privilégier.
  4. Les illustrations doivent être de qualité. Faites appel à un photographe professionnel pour intégrer des photos d’ambiance, des portraits, etc.
  5. Le contenu doit être aéré pour faciliter la lecture.
  6. Le support imprimé doit être facilement manipulable, voir pliable.

Le rapport annuel doit ensuite être conçu et élaboré comme l’image de votre organisation. Pour cela, il doit reprendre la vision des dirigeants de l’entreprise, mais aussi les données comptables à intégrer.

La tâche ici est de rassembler dans un délai très court les données nécessaires à sa bonne réalisation. Pour faciliter cette étape et s’assurer de ne rien oublier, notez, tout au long de l’année, les activités et réalisations menées associées aux données chiffrées utiles (coût, ROI…).

Vous confiez la réalisation à un prestataire externe ? Voici comment vous assurer de ne pas faire d’impasse et obtenir un document de grande qualité :

  • Fournir un brief détaillé contenant:
    • toutes les informations utiles à sa réalisation : guide de normes, graphiques, spécifications...
    • les contraintes à respecter : échéancier, mentions légales, logotype, charte graphique…
    • les détails sur le contenu : style recherché, exemples, contenu préliminaire ou passé,
  • Établir les lignes directrices pour chacun des points à aborder : informations, données chiffrées...
  • Demander la réalisation d’un chemin de fer permettant d’identifier clairement les idées principales, la structure proposée et ainsi de s’assurer que rien ne manque.
  • Ajuster ou apporter des corrections au besoin.

Faire traduire son rapport d’activité : une ouverture majeure vers l’étranger

Vous avez des clients à l’étranger ? Vous souhaitez développer vos parts de marché à l’étranger ? Proposez une version traduite dans la (les) langue(s) cibles en faisant appel à une agence de traduction spécialisée dans la traduction financière et économique. Experte du jargon, de la logique et de la terminologie financière, elle vous sera d’une aide précieuse. Pour vous garantir la qualité des contenus traduits, optez de préférence pour une agence capable de combiner plusieurs spécialités : traduction économique et financière, voire traduction de votre domaine (industrie, BTP, sciences…).

Une traduction assermentée en anglais (ou autre langue) peut s’avérer nécessaire pour conserver la validité du rapport auprès des institutions et partenaires étrangers ciblés.

Pour optimiser vos coûts, pensez ainsi à faire traduire immédiatement dans une 2e langue votre rapport annuel d’activité afin d’éviter la création d’un nouveau document.

Veillez ensuite à :

  • Relire le document et vérifier que tous les contenus sont correctement intégrés et traduits.
  • Procéder à une relecture et une révision linguistique avant impression (votre agence de traduction s’en chargera).

 

Le rapport annuel d’activité est un document de communication de premier plan. En faisant appel au savoir-faire d’un professionnel graphique et d’un traducteur spécialisé en finance-économie, vous vous assurerez d’obtenir un document de qualité qui renferme toutes les données et les chiffres relatifs aux actions menées par votre entreprise. Ainsi à l’aide d’un design fort et attractif, vous marquerez les esprits de vos actionnaires, mais aussi ceux de vos partenaires financiers étrangers, gagnerez en crédibilité et pouvoir d’investissements.

Catégorie : Actualité